Digitales Handwerk

Schluss mit der Zettelwirtschaft!

12. Januar 2018, 15:30 Uhr | Nils Dietrich, Sputnik GmbH
Porträtfoto: Stefan Otte, Geschäftsführer, OTTE BHKW Technik GmbH
© Moser GmbH und Co. KG

Die Digitalisierung macht auch vor dem Handwerk nicht halt: Wer heute noch mit Papier arbeitet, darf sich über unübersichtliche und langwierige Abläufe nicht wundern. Um der Zettelwirtschaft ein Ende zu setzen, ist nur passende Software erforderlich.

Stefan Otte kann sich noch lebhaft an die alten Zeiten erinnern. Wenn er und seine Mitarbeiter im Außendienst unterwegs waren, bedeutete das vor allem eins: Papierkram. Die Monteure der OTTE BHKW Technik GmbH installieren und warten Blockheizkraftwerke (BHKW).

Speziell die Wartungseinsätze waren in der Vergangenheit mit einem hohen Nachbereitungsaufwand verbunden: Die Arbeiten, verbaute Ersatzteile, Arbeitszeit und Zählerstände mussten dokumentiert, einzelne Wartungslisten abgearbeitet werden.

Noch anspruchsvoller war es bei komplexen Aufträgen, bei denen vier oder fünf Arbeitszettel miteinander verrechnet werden mussten. »Das Ganze wurde dann in der Zentrale eingereicht und abgetippt«, erinnert sich Otte. »Der Workflow war aufwendig, fehleranfällig und verzögerte die Prozesse enorm.« Waren die Einträge zum Beispiel einmal nicht richtig leserlich – und das waren sie oft – musste das Sekretariat den jeweiligen Mitarbeitern nachtelefonieren. Bis eine Rechnung gestellt werden konnte, vergingen Tage, wenn nicht gar Wochen, in denen Otte nicht nur auf das Geld warten musste, sondern auch keinerlei Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Projekte treffen konnte.

 

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Über »Convertibles«, eine Mischung aus Notebook und Tablet, erfassen die Monteure Aufträge sowie ihre Arbeit an den Anlagen.
Über »Convertibles«, eine Mischung aus Notebook und Tablet, erfassen die Monteure Aufträge sowie ihre Arbeit an den Anlagen.
© Moser GmbH und Co. KG

Alle Projekte im Blick

Diese Zeiten sind vorbei. Otte hat sämtliche Techniker mit sogenannten »Convertibles« ausgestattet. Die Mischung aus Notebook und Tablet wird nicht nur für die eigentliche Arbeit an den Anlagen genutzt, sondern auch für die Erfassung von Aufträgen.

»Wir können die Arbeitszettel hier im Büro erstellen und dem Monteur zuschicken«, erklärt Otte. Der Mitarbeiter vor Ort trägt dann sämtliche Daten des Einsatzes in das digitale Formular ein. Dabei werden nicht nur die Arbeitszeit und die Fahrtkosten eingetragen, auch das verbrauchte Material wird erfasst. Dafür stehen dem Monteur die Artikellisten auf dem Rechner zur Verfügung. Ebenso werden Messwerte wie Betriebsstunden oder die Laufzeiten von bestimmten Bauteilen in den Formularen erfasst.

»Sehr wichtig sind zudem die Wartungs- und Checklisten, die als PDF-Formular mit dem Auftrag verbunden sind und vom Servicetechniker am Rechner ausgefüllt werden«, sagt Otte. Außerdem kann der Monteur vor Ort in den Bestandsdaten nachschlagen, wenn er Fragen hat zu den Arbeiten, die in der Vergangenheit an der betreffenden Anlage durchgeführt wurden. Ist der Auftrag erledigt, unterschreibt der Kunde auf dem Touchscreen. Dann ist der Arbeitszettel mit einem Schreibschutz versehen, Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden.

»Teilweise ist der Monteur noch gar nicht zurück in der Zentrale, da habe ich die Rechnung schon fertig«, freut sich der Chef.

 


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